Pravila privatnosti

Pravila privatnosti

Ova Pravila privatnosti odnose se na Efikasno web platformu i mobilnu aplikaciju Efikasno Go (zajedno: Efikasno). Objašnjavaju koje osobne podatke obrađujemo, u koje svrhe, kome ih možemo učiniti dostupnima i koja prava imate.

1. Voditelj obrade i kontakt

Za podatke povezane s korisničkim računom, ugovornim odnosom, podrškom i sigurnošću sustava voditelj obrade je:

Kada poslovni korisnik u Efikasno unosi podatke svojih zaposlenika, taj je poslovni korisnik u pravilu voditelj obrade, a Eriigo d.o.o. te podatke obrađuje kao izvršitelj obrade radi pružanja ugovorene usluge i prema uputama korisnika.

2. Podaci koje možemo obrađivati

Ovisno o funkcijama koje koristite i podacima koje unesete, Efikasno može obrađivati:

• identifikacijske i kontaktne podatke, kao što su ime i prezime, e-mail adresa, telefonski broj, adresa i drugi podaci profila;
• podatke korisničkog računa i autentifikacije, uključujući identifikator korisnika, uloge i ovlasti, podatke o prijavi, autentifikacijske tokene i zapise o prihvaćanju pravila privatnosti;
• podatke o tvrtki, uključujući naziv, adresu, OIB, kontaktne i obračunske podatke te postavke tvrtke;
• podatke o zaposlenicima i radu koje korisnik unese u Efikasno, kao što su radno mjesto, raspored i evidencija radnog vremena, odsutnosti, godišnji odmori, dokumenti, bilješke i podaci potrebni za izvještaje;
• podatke o službenim putovanjima i loko vožnjama, uključujući vrijeme početka i završetka, trajanje, svrhu, polazište i odredište, izmjerenu ili unesenu kilometražu, podatke o vozilu i stanje brojača kilometara;
• lokacijske podatke u Efikasno Go, kako je detaljno opisano u odjeljku 5.;
• podatke i dokumente koje sami unesete ili učitate, primjerice račune i priloge uz putni nalog te tekst unesen radi izrade nacrta putnog naloga;
• tehničke i sigurnosne podatke, kao što su IP adresa, user-agent, vrsta uređaja, preglednika i operacijskog sustava, vrijeme prijave, API zahtjevi, status sinkronizacije te zapisi aktivnosti, pogrešaka i sigurnosnih događaja.

Mobilna aplikacija na uređaju lokalno pohranjuje podatke prijavljene sesije, uključujući pristupni token, osnovne podatke korisnika i tvrtke, postavke, podatke o vozilu, statuse sinkronizacije i vožnje koje još nisu sinkronizirane ili su zadržane za prikaz korisniku.

3. Svrhe obrade

Podatke obrađujemo radi:

• registracije, prijave, autentifikacije i upravljanja korisničkim računima i ovlastima;
• vođenja evidencije rada, zaposlenika, odsutnosti, službenih putovanja i službenih vožnji;
• mjerenja i izračuna trajanja i kilometraže vožnje;
• sinkronizacije Efikasno Go aplikacije s Efikasno web platformom;
• izrade evidencija, obračuna, dokumenata i izvještaja koje korisnik zatraži;
• pružanja podrške i komunikacije s korisnicima;
• sprječavanja zlouporabe, rješavanja pogrešaka te sigurnog, pouzdanog i dostupnog rada sustava;
• ispunjavanja ugovornih i zakonskih obveza.

4. Pravne osnove

Ovisno o odnosu i svrsi, obrada se temelji na izvršavanju ugovora ili poduzimanju radnji prije sklapanja ugovora, ispunjavanju pravnih obveza, legitimnom interesu za sigurnost i pouzdan rad sustava, uputama poslovnog korisnika kao voditelja obrade te privoli kada je ona potrebna. Lokacijske ovlasti možete uskratiti ili naknadno povući u postavkama uređaja, ali tada praćenje i automatski izračun vožnje neće raditi.

5. Lokacija u aplikaciji Efikasno Go

Aktivna vožnja. Aplikacija pristupa preciznoj lokaciji nakon što korisnik pokrene praćenje vožnje i dopusti pristup lokaciji. Tijekom vožnje prima GPS očitanja visoke preciznosti, odbacuje očitanja deklarirane preciznosti slabije od 50 metara i segmente kraće od 3 metra te ih koristi za izračun prijeđene udaljenosti i prikaz rute. Očitanja rute drže se u radnoj memoriji tijekom aktivne vožnje. Nakon završetka aplikacija lokalno sprema sažetak vožnje, uključujući samo početnu i završnu koordinatu, početno i završno mjesto, udaljenost i vrijeme; cijeli niz GPS točaka rute ne sprema se u lokalni zapis vožnje niti se šalje Efikasno serveru.

Sinkronizacija sa serverom. Kada se vožnja sinkronizira, Efikasno server prima i sprema početnu i završnu GPS koordinatu, nazive početnog i završnog mjesta, vrijeme, trajanje, udaljenost, svrhu, vozilo i podatke brojača kilometara ako su uneseni. Ti se podaci koriste za evidenciju vožnje, izvještaje i povezane evidencije u Efikasno platformi.

Android. Efikasno Go ne traži Android ovlast ACCESS_BACKGROUND_LOCATION, a pametni podsjetnik za pasivno otkrivanje početka vožnje na Androidu je isključen. Tijekom vožnje koju je korisnik izričito pokrenuo aplikacija koristi foreground location service s trajnom obavijesti „Efikasno Go prati aktivnu vožnju”; tada se praćenje može nastaviti i kada aplikacija nije vidljiva, a završava kada korisnik zaustavi vožnju.

iOS pametni podsjetnik. Na iOS-u je opcionalni pametni podsjetnik početno isključen. Ako ga korisnik uključi i dodijeli Always/background location ovlast, aplikacija može pratiti promjenu lokacije i brzinu izvan prvog plana kako bi na uređaju prepoznala moguće kretanje vozilom i prikazala lokalnu obavijest. Koordinate korištene samo za taj podsjetnik ne pohranjuju se u zapis vožnje i ne šalju se Efikasno serveru.

Korisnik u svakom trenutku može isključiti pametni podsjetnik u postavkama aplikacije i pristup lokaciji u postavkama uređaja. Efikasno Go ne koristi udaljeni push-notification servis; podsjetnici su lokalne obavijesti na uređaju.

6. Primatelji i vanjski pružatelji usluga

Podaci mogu biti dostupni ovlaštenim osobama Eriigo d.o.o., ovlaštenim osobama poslovnog korisnika, ugovornim pružateljima infrastrukture i tehničkih usluga te nadležnim tijelima kada to nalaže zakon. U pregledanoj implementaciji koriste se sljedeće vanjske usluge:

• OpenStreetMap poslužitelji karata za prikaz karte u web i mobilnoj aplikaciji; pri učitavanju karte pružatelju su tehnički vidljivi mrežni zahtjev, IP adresa i tražene pločice karte;
• sistemska usluga geokodiranja uređaja koju pruža operacijski sustav (Google/Android ili Apple/iOS) za pretvaranje koordinata u naziv mjesta, ovisno o uređaju i njegovim postavkama;
• OpenRouteService u funkcijama web platforme koje procjenjuju rutu ili udaljenost;
• Anthropic kada korisnik svjesno koristi funkciju izrade nacrta iz slobodno unesenog teksta; toj se usluzi šalje tekst potreban za izradu traženog nacrta;
• Twilio u opcionalnom modulu poslovne komunikacije putem WhatsAppa, kada ga poslovni korisnik konfigurira i koristi;
• pružatelji hostinga, baze podataka i e-mail isporuke angažirani za rad platforme i slanje servisnih poruka. Konkretan produkcijski hosting i e-mail pružatelj nisu navedeni u izvornom kodu, pa ih ova Pravila ne imenuju bez potvrde produkcijske konfiguracije.

U pregledanom kodu Efikasno Go nisu pronađeni Firebase, udaljeni push, SDK za oglašavanje, crash-reporting niti analitički SDK. Landing page sadrži pripremu za Google Tag Manager uz upravljanje privolom, ali identifikator je u pregledanoj verziji placeholder i servis se ne učitava dok nije stvarno konfiguriran.

7. Prodaja podataka

Eriigo d.o.o. ne prodaje osobne podatke korisnika. Podaci se ne ustupaju trećim osobama za njihovo samostalno oglašavanje.

8. Sigurnost podataka

Web platforma i Efikasno Go komuniciraju sa servisom putem HTTPS veze. Backend zaštićene API funkcije ograničava autentifikacijom pristupnim tokenom, ulogama i odvojenošću podataka poslovnih korisnika. Lozinke se na serveru pohranjuju kao jednosmjerni hash, a relevantne aktivnosti i sigurnosni događaji mogu se evidentirati radi nadzora i revizije.

Pristupni token mobilne aplikacije pohranjuje se u sistemski zaštićenu secure storage pohranu uređaja. Osnovni podaci profila, postavke i lokalne vožnje pohranjuju se u privatnoj pohrani aplikacije. Korisnik treba zaštititi uređaj zaključavanjem zaslona i ne dijeliti pristupne podatke. Nijedan sustav ne može jamčiti apsolutnu sigurnost.

9. Čuvanje i brisanje podataka

Podatke čuvamo dok je korisnički račun odnosno poslovni odnos aktivan i nakon toga onoliko dugo koliko je potrebno za svrhe za koje su prikupljeni, rješavanje zahtjeva i sporova te ispunjavanje obveza čuvanja poslovnih, računovodstvenih i evidencijskih podataka. Postavke sustava predviđaju rokove za pojedine kategorije (zadano 72 mjeseca za dokumente i 120 mjeseci za revizijske zapise), ali radne evidencije i sinkronizirane vožnje trenutačno nemaju automatski rok brisanja u implementaciji te se čuvaju do brisanja, anonimizacije ili primjene obveznog roka čuvanja.

Vožnje pohranjene na uređaju ostaju u lokalnoj pohrani aplikacije dok ih korisnik ne izbriše ili ne ukloni podatke aplikacije. Odjava briše podatke aktivne sesije, ali ne briše automatski lokalnu povijest vožnji. Pojedinačnu vožnju moguće je izbrisati u aplikaciji, čime se sinkronizirani zapis briše i na serveru.

U Efikasno Go osobni račun možete izbrisati putem Profil → O aplikaciji → Izbriši račun, uz potvrdu trenutačnom lozinkom. Tada se račun odmah onemogućuje i anonimizira, tokeni se opozivaju, izravni profilni identifikatori uklanjaju, a aplikacija briše lokalnu sesiju i odjavljuje korisnika. Bez aplikacije zahtjev se može poslati na info@efikasno.com; detaljne upute dostupne su na javnoj stranici Brisanje računa.

Brisanje osobnog Worker računa ne briše tenant/tvrtku ni podatke drugih korisnika. Brišu se osobne notifikacije, korisničke ovlasti i spremljene omiljene relacije; identitet i slobodno uneseni sadržaj korisnikovih support poruka zamjenjuju se neutralnom oznakom. Evidencije rada, odsutnosti, putni nalozi, loko evidencije, službene vožnje s početnom i završnom GPS koordinatom te nužni dokumenti mogu se zadržati radi konkretnih zakonskih, računovodstvenih, poreznih i pravnih obveza organizacije koja je njihov voditelj obrade. U pravilu ostaju povezani samo s anonimiziranim identitetom. Ako propis zahtijeva izvorni identifikator u poreznom, obračunskom ili drugom zakonskom dokumentu, zadržava se samo u toj evidenciji, uz ograničen pristup i do isteka obveznog roka. Ostali zapisi čuvaju se do isteka primjenjivog zakonskog ili organizacijski određenog roka, odnosno do dokumentirane upute voditelja obrade za brisanje.

Zadane tehničke postavke predviđaju 120 mjeseci za audit zapise, 72 mjeseca za dokumente i riješene razgovore podrške te 365 dana za aplikacijski activity log. Dovršeni zahtjevi za brisanje, nakon uklanjanja imena, e-maila, IP adrese i user-agenta, čuvaju se do isteka audit roka. Radne evidencije i sinkronizirane vožnje ne brišu se automatski samo zbog brisanja login računa jer njima upravlja poslovni korisnik; Eriigo ih briše ili dodatno anonimizira po dokumentiranoj uputi voditelja obrade ili po isteku obveznog roka.

10. Prava korisnika

Pod uvjetima iz GDPR-a imate pravo zatražiti pristup osobnim podacima, ispravak netočnih podataka, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost podataka i prigovor na obradu. Ako se obrada temelji na privoli, privolu možete povući bez utjecaja na zakonitost ranije obrade. Imate i pravo podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom tijelu.

Ako podatke obrađujemo prema uputama vašeg poslodavca ili drugog poslovnog korisnika, zahtjev možete uputiti tom poslovnom korisniku ili nama; prema potrebi ćemo zahtjev proslijediti i pomoći voditelju obrade u odgovoru.

11. Djeca

Efikasno je poslovni sustav i nije namijenjen samostalnom korištenju djece. Poslovni korisnik odgovoran je osigurati pravnu osnovu ako u sustav unosi podatke maloljetne osobe, primjerice zaposlenika ili praktikanta.

12. Izmjene Pravila

Ova Pravila možemo povremeno izmijeniti radi promjena propisa, funkcionalnosti ili načina obrade. Važeća verzija uvijek će biti objavljena na ovoj javno dostupnoj stranici, uz datum posljednjeg ažuriranja.

Posljednje ažuriranje: 3. kolovoza 2026.